Kebijakan Privasi · Privacy Policy

Bahasa IndonesiaEnglish
KHRIS — Sistem Informasi SDM (Human Resource Information System)
PT Inovasi Kesehatan Indonesia (Kesia)
Berlaku sejak: 21 Mei 2026 · Effective: 21 May 2026

Bahasa Indonesia

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana KHRIS ("kami", "aplikasi") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi pengguna ("Anda", "karyawan"). KHRIS adalah aplikasi internal HRIS yang digunakan oleh karyawan dan administrator HR di perusahaan yang berlangganan layanan ini, melalui web (hris.kesia.id) maupun aplikasi mobile.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kategori	Contoh Data	Tujuan
Identitas	Nama, NIK, NPWP, email, nomor telepon, foto profil, tanggal lahir	Identifikasi karyawan dan administrasi HR
Kepegawaian	Jabatan, departemen, tanggal bergabung, kontrak kerja, gaji, riwayat karir	Pengelolaan SDM, payroll, performance
Absensi & Lokasi	Waktu clock-in/out, koordinat GPS saat absensi, foto selfie	Verifikasi kehadiran berbasis lokasi
Keuangan	Rekening bank, slip gaji, reimbursement, pinjaman	Pembayaran gaji, reimbursement, loan
Performance	KPI, hasil review, IDP, training	Penilaian kinerja & pengembangan karir
Teknis	Alamat IP, device info, log akses, push notification token	Keamanan, audit, dan notifikasi

3. Izin (Permission) Aplikasi Mobile

Lokasi (GPS) — Hanya digunakan saat Anda menekan tombol clock-in/out untuk verifikasi kehadiran. Lokasi tidak dilacak di latar belakang.
Kamera — Untuk mengambil selfie saat clock-in atau memperbarui foto profil.
Penyimpanan — Untuk menyimpan attachment (slip gaji PDF, bukti reimbursement) yang Anda unduh.
Notifikasi — Untuk mengirim pengingat absensi, approval, pengumuman, dan informasi payroll.

4. Cara Kami Menggunakan Data

Menjalankan fungsi HR: absensi, cuti, lembur, payroll, performance, reimbursement, dan modul lainnya.
Memenuhi kewajiban hukum (mis. pelaporan PPh 21, BPJS, audit).
Komunikasi resmi (notifikasi approval, pengumuman, slip gaji).
Keamanan sistem dan deteksi penyalahgunaan.

5. Dasar Hukum Pemrosesan

Pemrosesan dilakukan berdasarkan: (a) kontrak kerja antara Anda dan perusahaan tempat Anda bekerja, (b) kewajiban hukum (UU No. 13/2003 Ketenagakerjaan, UU Pajak, UU BPJS), serta (c) UU No. 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

6. Berbagi Data

Kami tidak menjual data Anda. Data hanya dibagikan kepada:

Tim HR, atasan langsung, dan admin yang berwenang di perusahaan Anda (sesuai role-based access).
Penyedia layanan infrastruktur (cloud hosting, email gateway, push notification) di bawah perjanjian kerahasiaan.
Otoritas pemerintah jika diwajibkan oleh hukum (pajak, BPJS, kepolisian dengan dasar hukum).

7. Penyimpanan & Retensi

Data disimpan pada server yang berlokasi di Indonesia/Asia. Data karyawan aktif disimpan selama Anda menjadi karyawan. Setelah resign/keluar, data disimpan minimal 2 tahun untuk keperluan audit pajak dan ketenagakerjaan, lalu dihapus atau dianonimkan.

8. Keamanan

Koneksi terenkripsi (HTTPS/TLS 1.2+).
Password karyawan di-hash dengan bcrypt.
Akses berbasis peran (RBAC) — pengguna hanya melihat data sesuai kewenangannya.
Log akses dan audit trail untuk operasi sensitif.

9. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

Mengakses dan mendapatkan salinan data pribadi Anda.
Memperbaiki data yang tidak akurat.
Meminta penghapusan data (subject to legal retention).
Menarik persetujuan untuk pemrosesan tertentu (mis. opsi marketing — kami tidak melakukan marketing).
Mengajukan keluhan ke otoritas perlindungan data.

Untuk menggunakan hak ini, hubungi HR perusahaan Anda atau email kami di alamat di bawah.

10. Anak di Bawah Umur

KHRIS tidak ditujukan untuk pengguna di bawah 18 tahun. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data anak. Jika Anda mengetahui ada akun anak, hubungi kami untuk dihapus.

11. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini. Perubahan material akan diumumkan melalui aplikasi dan/atau email. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini.

12. Kontak

Pertanyaan tentang privasi, permintaan akses data, atau keluhan:
Email: dpo@kesia.id
Alamat: PT Inovasi Kesehatan Indonesia, Jakarta, Indonesia

English

1. Introduction

This Privacy Policy explains how KHRIS ("we", "the app") collects, uses, stores, and protects the personal data of users ("you", "the employee"). KHRIS is an internal HRIS application used by employees and HR administrators of subscribing companies, via web (hris.kesia.id) and a mobile app.

2. Data We Collect

Category	Examples	Purpose
Identity	Name, national ID (NIK), tax ID (NPWP), email, phone, profile photo, date of birth	Employee identification & HR administration
Employment	Position, department, join date, contract, salary, career history	HR management, payroll, performance
Attendance & Location	Clock-in/out time, GPS coordinates at clock-in, selfie photo	Location-based attendance verification
Financial	Bank account, payslip, reimbursement, loan	Salary, reimbursement, loan disbursement
Performance	KPI, reviews, IDP, training	Performance review & career development
Technical	IP address, device info, access logs, push notification token	Security, audit, notifications

3. Mobile App Permissions

Location (GPS) — Used only when you tap clock-in/out for attendance verification. We do not track location in the background.
Camera — To take a selfie during clock-in or to update your profile photo.
Storage — To save attachments (payslip PDF, reimbursement receipts) you download.
Notifications — For attendance reminders, approval alerts, announcements, and payroll info.

4. How We Use Data

HR operations: attendance, leave, overtime, payroll, performance, reimbursement, and other modules.
Legal compliance (e.g. PPh 21 reporting, BPJS, audits).
Official communication (approval notifications, announcements, payslips).
System security and abuse detection.

5. Legal Basis

Processing is based on: (a) the employment contract between you and your employer, (b) legal obligations (Indonesian Labor Law No. 13/2003, tax law, BPJS law), and (c) Personal Data Protection Law No. 27/2022 (UU PDP).

6. Data Sharing

We do not sell your data. Data is shared only with:

HR team, direct managers, and authorized admins within your company (role-based access).
Infrastructure service providers (cloud hosting, email gateway, push notification) under confidentiality agreements.
Government authorities when required by law (tax, BPJS, lawful police request).

7. Storage & Retention

Data is stored on servers in Indonesia/Asia. Data of active employees is kept while you are employed. After resignation/exit, data is kept for at least 2 years for tax and labor audit purposes, then deleted or anonymized.

8. Security

Encrypted connection (HTTPS / TLS 1.2+).
Employee passwords are bcrypt-hashed.
Role-based access control (RBAC) — users only see data within their scope.
Access logs and audit trails for sensitive operations.

9. Your Rights

Under UU PDP, you have the right to:

Access and obtain a copy of your personal data.
Correct inaccurate data.
Request deletion (subject to legal retention).
Withdraw consent for specific processing (e.g. marketing — we do not market).
File a complaint with the data protection authority.

To exercise these rights, contact your company's HR or email us at the address below.

10. Children

KHRIS is not intended for users under 18. We do not knowingly collect children's data. If you become aware of a child's account, please contact us for removal.

11. Policy Changes

We may update this Privacy Policy. Material changes will be announced via the app and/or email. The latest version is always available on this page.

12. Contact

Privacy questions, data access requests, or complaints:
Email: dpo@kesia.id
Address: PT Inovasi Kesehatan Indonesia, Jakarta, Indonesia